A. Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

• Administration et coordination du programme PAUWES ;
• Organisation et Gestion d’évènements ;

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

B. Attributions

Administration du programme :

• veille au bon fonctionnement de l’administration ;
• porte appui pour la responsable, du contrat et de la coopération ;
• organise et coordonne le planning de la responsable, du contrat et de la coopération ;
• gère le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organise le traitement selon les priorités ;
• organise les supports d’information pour la responsable du contrat et de la coopération ou pour les réunions (PV, correspondances…) ;
• est en charge pour l’organisation d’événements et la documentation de réunions/ateliers/séminaires au sein et en dehors du projet en collaboration avec la responsable de l’Administration et Coordination ;
• participe et organise les réunions (jour fixe, réunion du personnel)/ateliers internes et externes et aide à leur documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux ;
• photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
• dresse régulièrement une liste des réunions/événements à venir , gère le calendrier d’équipe ;
• organise des missions du personnel ou des visiteurs (réservation de billet d’avion et d’hébergement en coordination avec le bureau d’Alger) ;
• contribue à la gestion des connaissances (chronos, DMS, etc.)

Coordination et gestion du programme PAUWES

• coordonne avec le bureau d’Alger pour tous les aspects administratifs et y assure la liaison sur tous les points (logistique) ;
• fournit de l’assistance pour le projet sur l’administration (gestion de bureau, documentation, archivage, classement…) ;
• coordonne pour la mise en place des programmes de visites médicales en matière de la médecine de travail ;
• met à jour les bases de données du personnel (fichiers personnels et d'autres renseignements sur les employés) ;
• gère les absences et les congés du personnel local ;
• fournit des conseils et de l'assistance aux nouveaux personnels recrutés et aux stagiaires ;
• met à jour les documents pratiques du projet ;
• met à jour une cascade téléphonique à utiliser en cas d’urgence ;
• met à jour régulièrement le tableau des déplacements des expatriés (GIZ et/ou autres) ;
• s’assure de la remise du dossier de sécurité en coordonnant avec le responsable logistique & IT ;
• assure la transmission d’informations utiles aux arrivants à leur entrée sur le territoire ;
• veille au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de projet et consultants en leur fournissant la documentation nécessaire sur le projet et les utilités pratiques (téléphone, espace de travail, etc.) ;

Organisation d’évènements

L'organisation, la préparation et la mise en œuvre des événements et des ateliers du projet  GIZ/PAUWES :

• Coordonner et suivre la logistique des événements ;
• Préparer des documents, des présentations et des documents de la conférence ;
• Assurer le suivi des justificatifs selon les normes de la GIZ (liste des participants…) ;
• Fournir un soutien général au cours des événements ;
• Documenter les résultats pendant et après l'événement ;
• Planification et la documentation des coûts budget d'appui ;
• Confort et besoins des participants et/ou modérateurs (matériels et outils nécessaires) ;
• Assistance dans la proposition des ressources humaines additionnelles nécessaires à la bonne exécution des activités (hôtesses, techniciens, prestataires variés, etc.).
• Ayant en charge l’assistance dans la bonne coordination et l’organisation permettant le bon déroulement de chaque événement au jour « J », tout en étant l’agent de liaison entre le Projet GIZ/PAUWES et les différents intervenants et prestataires impliqués dans les différents événements.

Autres attributions

• assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

C. Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification

• Baccalauréat + minimum deux années de formation universitaire, professionnelle ou diplôme équivalent

Expérience professionnelle

• Au moins 1 an d’expérience à un poste similaire.

Autres connaissances/compétences

• Expérience en gestion administrative ;
• Expérience au sein d’une entreprise d’envergure nationale (atout) ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Bonnes capacités de gestion et d’organisation ;
• Bon esprit de synthèse et d’analyse et bon capacité rédactionnelle ;
• Excellentes aptitudes à la communication et au travail en équipe. ;
• Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
• Bonne connaissance de l’arabe et du français (écrit et parlé) ; connaissances en anglais souhaitées.

Pour les intéressés, envoyez vos candidature à l'adresse: aiste.skardziute@giz.de

Le dernier délais pour le dépôt des candidatures est prévu pour le 31 mai 2016.